Algemene voorwaarden

Deze privacyverklaring werd opgesteld conform aan de Europese verordening 2016/679, in het Nederlands de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ genoemd.

1. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke 

Deze privacy policy werd opgesteld voor de verenigingen zonder winstoogmerk “Initiatieven voor Professionele Vorming voor de Arbeiders van de Voedingsnijverheid” (0442.973.264) en “Initiatieven voor Professionele Vorming voor de Bedienden van de Voedingsnijverheid” (0442.973.363). Deze verenigingen werden als sectorale vormingsfondsen aangeduid om de permanente vorming en de begeleiding van personen in een aantal kernsectoren te organiseren en zo de groei ervan te bewerkstelligen. Het gaat hierbij om volgende sectoren:
-    PC 118: Paritair comité voor de voedingsnijverheid (arbeiders);
-    PC 118.3: Paritair comité voor de voedingsnijverheid (arbeiders van de bakkerijen en banketbakkerijen)
-    PC 220: Paritair comité voor de bedienden uit de voedingsnijverheid;
Daarnaast worden er door deze verenigingen ook opleidingen en wedstrijden voor personen buiten deze sectoren georganiseerd. In dat geval wordt de merknaam ‘VINTO’ gebruikt. Om verwarring te vermijden werd deze aparte privacy policy opgesteld voor de verwerkingen die plaatsvinden in het kader van VINTO.  Anderzijds, indien u actief bent in één van bovenstaande sectoren, is de privacy policy gepubliceerd op https://www.alimento.be/nl/privacy van toepassing. 

VINTO is voor alle verwerkingen verwerkingsverantwoordelijke. 

2. Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

Indien u na het lezen van deze privacyverklaring vragen, opmerkingen, of klachten hebt, kan u contact opnemen met privacy verantwoordelijke van VINTO via privacy@alimento.be.

3. Welke gegevens over u verwerken wij?

In deze sectie worden de gegevens beschreven die VINTO verwerkt over u. 
Het inschrijvingsformulier vraagt volgende gegevens:
•    persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, geslacht, telefoonnummer)
•    persoonlijke bijzonderheden (geboortedatum)
•    elektronische identificatiegegevens (e-mailadres)
•    academisch curriculum (uw studies en gevolgde opleidingen bij VINTO)
•    loopbaangegevens (functie, bedrijf en paritair comité waarin u tewerkgesteld bent)
De aanwezigheidslijsten die gebruikt worden tijdens de opleiding vragen volgende gegevens:
•    persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, handtekening)
•    loopbaangegevens (bedrijf waarin u tewerkgesteld bent)
Van de contactpersonen van de bedrijven houden wij volgende gegevens bij:
•    persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, telefoonnummer)
•    elektronische identificatiegegevens (e-mailadres)
•    loopbaangegevens (functie en bedrijf waarin u tewerkgesteld bent)
Indien u deelneemt aan wedstrijden die we geregeld organiseren in scholen houden wij volgende gegevens bij van leerlingen en leerkrachten die hieraan deelnemen of meewerken:
•    persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam)
•    persoonlijke bijzonderheden (geboortedatum)
•    elektronische identificatiegegevens (e-mailadres)

4. Waarom verzamelen wij gegevens over u?

4.1 Contractuele overeenkomst

Wanneer u ervoor kiest om een opleiding bij ons te komen volgen, houden wij u op de hoogte van de opleiding waarvoor u ingeschreven bent. Zo communiceren we ook waar de opleiding zal doorgaan en of er eventuele vereisten zijn. Dit is in het kader van onze contractuele overeenkomst die er bestaat op het moment dat u zich inschrijft, en die afgelopen is op het moment dat de opleiding eindigt. 

4.2 Gerechtvaardigd belang

Als deelnemer aan een opleiding
Wij uw persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke bijzonderheden, elektronische identificatie gegevens, loopbaangegevens, en academisch curriculum van bij ons gevolgde opleidingen in onze systemen met als doel u deze informatie te kunnen meedelen indien u daarom vraagt. Het is immers nuttig voor uw professionele carrière om te kunnen aantonen welke opleidingen u gevolgd hebt.
De functie waarin u actief bent, vragen we op om de docent de kans te geven zich adequaat voor te bereiden op de opleiding. De informatie over het bedrijf waarin u actief bent alsook het paritaire comité wordt gebruikt in het kader van facturatie en terugbetalingen. 
U kan deze gegevens steeds inkijken, u kan zich verzetten tegen dit belang, en u kan ons vragen om deze gegevens niet meer te bewaren (recht op gegevenswissing, zie sectie 10).

Als contactpersoon van een bedrijf binnen de Sector
Indien u een contactpersoon van een bedrijf bent, verwerken wij uw e-mailadres of telefoonnummer om u op de hoogte te houden van ons opleidingsaanbod en eventuele activiteiten die betrekking hebben op vorming.

Algemene contactaanvragen
Indien u ons via e-mail of telefoon contacteert met een vraag of opmerking, verwerken wij op dat moment uw e-mailadres en telefoonnummer. Het enige doel hiervan is om gepast te kunnen reageren op uw vraag, en de verwerking gebeurt aldus op basis van gerechtvaardigd belang. Deze gegevens zullen niet voor een ander doeleinde gebruikt worden. 

Website 
Indien u onze website bezoekt, plaatsen wij een cookie op uw computer met als doel op te volgen vanuit welke landen onze website bezocht wordt, alsook om deze te kunnen optimaliseren afhankelijk van het type toestel waarmee u onze website bezoekt (tablet, PC, etc.). Deze gegevens worden echter geanonimiseerd verzameld, en zijn volgens de wetgeving dus geen persoonsgegevens. Toch melden we het hier ter informatie, zodat u zich hierover niet ongerust hoeft te maken.

Algemeen
Daarnaast dienen wij in voorkomend geval uw identiteit te controleren met behulp van een kopie van uw identiteitskaart om zo gevraagde gegevenswijzigingen door te kunnen voeren.

4.3 Toestemming

Opleidingsaanbod
Indien u op de hoogte wenst te blijven van ons opleidingsaanbod en eventuele activiteiten die betrekking hebben op vorming, kan u hiervoor volledig vrijblijvend uw toestemming geven. U kan deze toestemming vrij geven, maar u bent daartoe niet verplicht. U kan deze ook te allen tijde weer intrekken. 

Als deelnemer aan de wedstrijden die georganiseerd worden in samenwerking met scholen (leerkracht of leerling)
Geregeld worden er wedstrijden georganiseerd in samenwerking met Fevia en Flanders Food. Deelnemers die zich inschrijven voor deze wedstrijden dienen steeds hun toestemming te geven voor de gegevensverwerking. De gegevens die in deze context verzameld worden, worden enkel gebruikt in de context van de wedstrijd (winnaars op de hoogte brengen, verwering van de wedstrijdresultaten, etc.). 

5. Van welke gerechtvaardige belangen maken wij gebruik? 

Deze werden reeds uitgebreid besproken in de vorige paragraaf. 

6. Wat is de bron van deze gegevens? 

De gegevens die wij verwerken, verkrijgen we van u persoonlijk, of van de contactpersoon bij uw bedrijf.
Er werden ook samenwerkingsovereenkomsten gesloten met verschillende sectoren (via intersectorale akkoorden). Hierdoor is het mogelijk dat u zich inschrijft via een partnerorganisatie en de gegevens bij ons terechtkomen (zie https://www.vinto.be/partners voor een overzicht van deze partners). 

7. Hoelang houden wij uw gegevens bij?

Gegevens met betrekking tot uw opleidingsbilan (en de bijhorende identificatiegegevens) houden we bij tot aan uw pensioenleeftijd. U kan uiteraard uw recht tot gegevenswissing inroepen om deze gegevens voor uw pensioenleeftijd te verwijderen. De reden dat we deze tot aan uw pensioenleeftijd bijhouden is omwille van het feit dat we u een overzicht van gevolgde opleidingen willen kunnen blijven aanbieden tot aan het einde van uw professionele carrière. 
Daarnaast kan het voorkomen dat u een terugbetaling ontvangen hebt voor een bepaalde opleiding. In dat geval houden wij de gegevens ook bij om aan te kunnen tonen aan de terugbetalingsinstanties (bv. uw sectoraal vormingsfonds) dat u de opleiding inderdaad gevolgd hebt. 

8. Aan welke partijen geven wij uw gegevens door?

Alimento|IPV VZW werkt samen met een aantal onderaannemers in volgende categorieën:
-    Softwareleveranciers die in bepaalde gevallen toegang hebben tot de gegevens. Het gaat hier om software die VINTO nodig heeft om haar operationele taken uit te voeren (website, organiseren van opleidingen, uitzenden e-mails, etc.);
-    Leverancier voor het beheer van de algemene IT infrastructuur;
-    Docenten die de opleidingen in onderaanneming verzorgen;
-    Er werden samenwerkingsovereenkomsten gesloten met verschillende sectoren (via intersectorale akkoorden). Hierdoor is het mogelijk dat u zich inschrijft via een partnerorganisatie en de gegevens toch bij ons terechtkomen (zie https://www.vinto.be/partners). De opleiding wordt in dat geval door ons georganiseerd, maar wij zullen uw aanwezigheidsgegevens ook terug te kennen geven aan de partnerorganisatie via dewelke u ingeschreven bent.  

9. Naar welke andere landen geven wij uw gegevens door?

Uw persoonsgegevens worden voor het grootste deel verwerkt binnen de Europese Unie. In dit gedigitaliseerd tijdperk is het daarnaast vaak zo dat voor ondersteunende diensten (back-ups, mails, document management) vaak wordt uitgeweken naar providers die hier meer ervaring mee hebben, dan om dit zelf te organiseren. Om die reden is het mogelijk dat wij voor een aantal activiteiten gebruik maken van verwerkers die uitzonderlijk data buiten de Europese Unie opslaan. Met name gaat dit om:
-    Office365 - voor e-maildiensten, document opslag, en andere. Hoewel deze verwerkingen normaliter binnen de Europese Unie plaatsvinden, kan dit in uitzonderlijke gevallen niet gegarandeerd worden. Deze eventuele uitwisselingen gebeuren steeds met passende waarborgen zoals beschreven in artikel 46 van de AVG. 
-    Portland Acronis cloud - voor geëncrypteerde back-ups. Concreet wil dit zeggen dat back-ups van onze systemen opgeslagen worden in de Acronis cloud, die normaliter binnen de Europese Unie blijven. Indien dit uitzonderlijk niet het geval is, zal de uitwisseling enkel gebeuren in overeenstemming met artikels 45, 46, en 49 van de AVG.
Met beide cloud providers hebben we een overeenkomst die rekening houdt met de AVG. Daarnaast zijn de persoonsgegevens die via mail uitgewisseld worden zeer beperkt (e-mail, plus eventuele andere informatie die u ons aanlevert via e-mail), en zijn de back-ups steeds geëncrypteerd. 

10. Wat zijn uw rechten?

Dankzij de AVG wetgeving hebt u heel wat rechten. Wij sommen ze even allemaal op voor u.

10.1 Recht om geïnformeerd te zijn

Wij zijn verplicht om u te informeren over de verwerkingen die plaatsvinden met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is de manier om aan dit recht te voldoen. 

10.2 Recht van inzage

U hebt het recht om ons een kopie te vragen van de persoonsgegevens waarover wij beschikken. Daarnaast zijn wij ook verplicht om u informatie te geven omtrent de verwerkingsdoeleinden, de ontvangers van de gegevens, de bewaartermijn, het recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, de bron van de gegevens, de doorgifte naar derde landen, en het eventuele bestaan van geautomatiseerde besluitvorming met inbegrip van profilering. Behalve uw persoonsgegevens zelf (die u dus wel kan opvragen), vindt u dit allemaal in deze privacy policy terug.

10.3 Recht op rectificatie

U hebt het recht om te vragen dat wij uw gegevens verbeteren en/of vervolledigen, indien u merkt dat er gegevens fout zijn en/of ontbreken.

10.4 Recht op gegevenswissing

U kan uw recht op gegevenswissing inroepen voor gegevens die we onder gerechtvaardigd belang of toestemming verwerken (zie sectie 7 voor de bewaartermijnen). Elke aanvraag tot gegevenswissing zullen wij in overweging nemen, en het besluit van deze overweging zullen wij aan u communiceren. Meestal zullen we overgaan tot een anonimisering, waarbij de opleidingsgegevens nog blijven bestaan, maar ze niet meer aan u als persoon gelinkt kunnen worden. 

10.5 Recht op beperking van de verwerking

U hebt het recht om een (tijdelijke) beperking van de verwerking aan te vragen. Dit recht is van toepassing in volgende gevallen:
•    u betwist de juistheid van de persoonsgegevens 
•    u vindt dat de verwerking onrechtmatig is en u verzet zich tegen het wissen. In plaats daarvan wenst u een beperking van verwerking 
•    u wil dat uw gegevens bijgehouden worden in het kader van de instelling, uitoefening, of onderbouwing van een rechtsvordering, maar behalve de opslag van de gegevens mogen er geen verwerkingen plaatsvinden;
•    u hebt uw recht van bezwaar uitgeoefend, en u wacht op ons antwoord.

10.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht om ons te vragen om een kopie van uw gegevens, die leesbaar is door een machine. Dit recht is enkel van toepassing op gegevens die 
(a)    verwerkt worden op basis van toestemming of in het kader van een contract 
(b)    en waarbij die gegevens automatisch verwerkt worden (en dus bv. geen verwerkingen die op papier gebeuren). 

10.7 Recht om bezwaar te maken tegen verwerking

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking indien deze gebeurt op basis van:
•    algemeen belang
•    gerechtvaardigd belang
Een aantal gegevens verwerken wij op basis van gerechtvaardigd belang (zie sectie 4.2), en daar tegen kan u aldus bezwaar maken.

10.8 Recht om niet onderworpen te worden aan een besluit dat uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde verwerking

U hebt het recht om niet onderworpen te worden aan besluiten die enkel en alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, tenzij u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming geeft of tenzij dit strikt noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren. 
Voor de verwerkingen die gebeuren door VINTO is dit echter niet van toepassing, aangezien wij niet aan geautomatiseerde besluitvorming en profilering doen zoals beschermd door artikel 22 van de AVG. 
VINTO categoriseert u wel in groepen volgens uw interesses. Indien u bijvoorbeeld een opleiding over voeding gevolgd hebt, zullen we bijhouden dat u mogelijkerwijs geïnteresseerd bent in opleidingen omtrent voeding. We nemen echter nooit automatische beslissingen die u merkbaar zullen impacteren. Hoogstens mist u een keer een informatieve mail over een andere categorie. 

11. Kan u uw toestemming intrekken?

Toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden. Er is slechts een kleine set van gegevens die wij verwerken op basis van toestemming (zie sectie 4.4), en dit recht is enkel van toepassing op die gegevens. 

12. Wat kan u doen indien u niet akkoord bent met de gegevensverwerking?

U kan steeds contact opnemen met onze functionaris voor de gegevensbescherming (DPO): privacy@alimento.be. Samen komen we er zeker uit.
Indien u geen vertrouwen meer hebt in ons, kan u ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit: 
Gegevensbeschermingautoriteit / Autorité de protection des données
Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse 35
1000 Brussel / 1000 Bruxelles
Tel. +32 2 274 48 00
Fax +32 2 274 48 35
e-mail: contact@apd-gba.be 
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be